При ведении домашнего бизнеса важно знать, как хранить соответствующие документы как для долговечности, так и для удобства поиска. Владелец малого бизнеса также должен учитывать возможность использования таких документов. Существуют определенные рекомендации относительно того, как долго следует хранить документы. Например, хотя вы можете избавиться от банковских выписок по истечении одного года, документы, связанные с налогообложением, должны храниться не менее семи лет. Подробнее об утилизации документов можно узнать подробнее тут https://xn--80aaa2bfd6apgd.kiev.ua/utilizacziya-dokumentov-arhivov/
Где вы должны хранить документы, связанные с вашим бизнесом?
Большинству предприятий требуется специальное пространство для обслуживания, не только офис, но и место для хранения документов и записей. Если это возможно, вы можете хранить соответствующие документы на месте в помещении, предназначенном для этой цели.
Это может быть самым простым и лучшим решением для домашнего бизнеса, но пространство в доме часто ограничено, в результате чего владельцы бизнеса сталкиваются с проблемой хранения документов, которые имеют решающее значение для бизнеса, но не используются регулярно. Когда вы рассматриваете варианты хранения записей для своего домашнего офиса, учитывайте как пространство, так и условия окружающей среды. Подвал, вероятно, является лучшим вариантом для большинства, но если он подвержен воздействию влаги или затоплению, это может быть не самый надежный способ обеспечить сохранность ваших записей, когда они вам понадобятся.
Другим вариантом является использование службы хранения документов, которая будет хранить печатные копии документов в их защищенном хранилище. Это означает, что у вас не будет доступа к записям посреди ночи, а только в рабочее время. Несмотря на то, что хранение документов за пределами офиса обходится дорого, это сэкономит ценное пространство в вашем офисе и доме. Хранение файлов вне офиса может дать вам душевное спокойствие, обеспечив безопасность ваших деловых документов и защиту от стихийных бедствий, которые могут повлиять на ваш дом. Если вы не так озабочены безопасностью, есть другие доступные варианты хранения, включая стандартные хранилища, которые вы можете арендовать и получить доступ в любое удобное для вас время.
Цифровое изображение – это еще один способ сохранения деловых документов. Это включает сканирование документов, сохранение их в универсальном формате, таком как PDF, а затем сохранение их онлайн в облачном хранилище или перенос на CD, DVD или внешний жесткий диск. Некоторые службы хранения документов делают это в дополнение к сохранению печатных копий.
