Если работа нотариуса входит в число ваших должностных обязанностей, возможно, вы сталкивались с некоторыми из перечисленных здесь проблем. Нотариус, обученный нотариальному праву и процедуре, знающий обязанности и обязанности своей нотариальной комиссии, с меньшей вероятностью подвергнется принуждению или использованию в своих интересах на рабочем месте. Об услугах нотариуса можно узнать подробнее тут.
Давайте рассмотрим вопросы, возникающие у нотариуса.
- Первое правило нотариального заверения заключается в том, что подписывающее лицо должно лично явиться перед нотариусом во время нотариальной сделки.
Во многих случаях нотариусам-служащим предъявляются документы, подписанные клиентами, которые физически не присутствуют перед ними. Ожидается, что нотариус-служащий просто подпишет и заверит печатью нотариальное свидетельство на подписанном документе. Иногда документ, представленный работодателем для «нотариального заверения», даже не подписывается.
В большинстве случаев давление с целью подписать нотариальное свидетельство без присутствия подписавшего исходит от руководителя; в худших случаях нотариус-служащий чувствует, что его работе угрожает опасность, если не будет совершено ненадлежащее действие.
Идя в ногу со временем, мы также заметили множество запросов от членов, которые спрашивают, могут ли они участвовать в качестве нотариуса в видеоконференции или через веб-камеру. В большинстве случаев подписывающая сторона не находится в физическом присутствии нотариуса, а «появляется» перед нотариусом на экране. Независимо от обстоятельств, нотариус и подписывающее лицо должны находиться в физическом присутствии друг друга для нотариального заверения.
- Контроль над нотариальной комиссией, печатью, расходными материалами и другими записями. Часто работодатель, который оплачивает нотариальную комиссию работника, хочет «сохранить» важные документы и инструменты нотариуса, такие как оригинал акта нотариальной комиссии, гербовая печать и книга учета.
- Сотруднику не разрешено вести книгу записей
Один из лучших способов, с помощью которых нотариус может защитить себя от обвинений в злоупотреблении служебным положением или неправомерных действиях, — это вести книгу записей (нотариальный журнал) и последовательно фиксировать факты каждого нотариального заверения.
- У работодателя нет политики компании в отношении действий нотариуса на рабочем месте Отсутствие комплексной политики, определяющей роль и обязанности нотариуса в рабочее время, является недосмотром многих работодателей.
Если работодатель собирается ограничить обязанности нотариуса-служащего в рабочее время, то следует подумать о разработке политики, которая гарантирует, что действия нотариуса-служащего находятся в рамках законодательства штата о нотариате, и что не будет иметь место неправомерная дискриминация.
